文档系统要安全 

［文章来自：东方易维市场部  ］ 

七个要素，了解文档特性；五项标准，评估系统质量。  

   编者按：   
   无论公司规模大小，数据对公司运营的重要性不言而喻。一旦数据全部损毁，又没有有效的拯救措施，有多少公司能够经受住这种致命的打击？即使能够挺过去，又得花费多大的代价？将系统情况正确地存档备案，对保证系统的管理以及整个组织的有效运转可谓至关重要。   

   本文分析了系统管理文档的七个关键要素，并提出评估系统管理文档质量的五项标准，帮助您打造一个安全有效的文档系统。   

   多年前，总部在英国米尔顿凯恩斯（Milton Keynes）的开放大学（Open University）的计算机房发生火灾，用于保存教师们研究工作的VAX系统被付之一炬，所有存放在同一间机房的备份磁盘也被同时烧毁。媒体报道称，"多年的研究工作"毁于一旦。   

   当今，无论经营什么样的企业和组织，计算机系统都非常重要。小到个体户，大到跨国公司，组织要有效运转、创造利润都离不开存储于计算机系统中的数据。管理这些系统，包括维护全面的系统文档和准确、最新的灾难恢复方案，是确保无论发生什么样的灾难，"关键任务"系统都能持续有效工作的要素之一。   

   创立和维护系统管理文档的代价不菲，但是人们常常忽视这一重大风险因素。只有当出现问题时， 人们才会问："操作程序在哪儿？""为什么会发生这种情况，他们到底有没有遵守操作程序？""没有系统描述文档，我怎么能改动这个系统？"   

   系统管理文档会将所有与计算机系统和系统用户相关的信息记录下来。这样当出现问题时（有些系统经常是麻烦不断），技术人员就能够采取补救措施，将不利影响降到最低。  

七个关键要素   

   系统管理文档包括以下几个要素：系统配置、系统管理流程、数据字典、备份流程、灾难恢复方案、帮助知识库以及文件管理系统。   

   系统配置包括所有如何建立系统的详细资料。这里既指软件系统也指硬件系统。如果系统属于非标准化配置，当其中一个系统发生故障而需要重装时，在缺少备查的配置信息的情况下，重装系统将会非常困难。  
 
   系统管理流程包括系统日常运行的详细信息，诸如应如何建立新用户帐户，如何处理偶发情况（比如磁盘已满）－－－任何与IT系统的日常运行有关的东西都应备案。如果没有记录或及时更新这些信息，那么在出现问题时，你会发现解决起来异常困难和费时。这种情况本可避免。 
  
   数据字典详细记录公司的数据库和相关应用程序是如何工作的：表的内容是什么，字段的内容是什么，系统是如何使用数据的，程序用数据做些什么工作。少了翔实和最新的数据字典，系统的维护和升级就会耗费更多时间，效果也会大打折扣。 
  
   备份流程包括隔多久进行一次磁盘备份，在何地进行备份，哪些内容需要备份，备份完成后怎样处理这些磁盘，如何核实数据确已保存在磁盘上了，如何提取备份文件，在何处保存磁盘（与系统共处一地还是分开保存），以及如何从异地取回磁盘。大多数IT部门制定了备份方案，但是情况不断变化，不及时更新文档，问题就会出现。   

   灾难恢复方案处理的是计算机系统中可能发生的任何事件，从微不足道的小问题直至系统完全崩溃，需要重新安装以及怎么安装等。 
  
   帮助知识库在保存信息方面有巨大作用。它记录了以前发生的问题是如何处理的，以及当它们再次发生时应如何处理等信息。及时更新此类信息对确保关键任务系统的正常运转至关重要。