1.1.1.1 发布规则
不同类别的信息应有不同的发布规则，所以还要对不同信息类别（栏目）设置不同的发布规则，如一些需要审批，一些不需要审批等。
1、自动发布：即其他应用系统中的信息通过输入输出接口导入信息资源库中后就自动显示在门户相应的栏目中。
2、直接发布：即不需要审批直接由信息采编人员将信息发布。
3、审批后发布：即需要相关领导审批才能将信息资源库中的信息发布。对于需要流程审批的发布要设定多个可选的审批流程规则，并根据权限控制由信息采编人员在启动审批工作流程前自由选择或有事先针对不同信息设置好的审批流程。
发布规则管理功能
是实现对发布规则的统一增删改查管理。每个规则应该至少包括如下内容：
1、规则名称
2、规则描述
3、是否需要审批（正常情况下无需审批的规则只有一个，其他所有规则都需要审批，区别在于不同的审批流程）
4、对应审批流程
栏目应该对应发布规则，栏目发布规则变更时应保持旧有数据的状态，即已发布的就发布了，在审核的继续审批。
信息审核
信息的审核方式分为两种：
5、 单步审核
当信息是单步审核时，信息只需要一步审核即可通过。
6、 工作流审核
当信息是工作流审核时，信息审核过程与相关工作流定义一致。
信息维护
新建信息：可以灵活的新建一些信息。
修改信息：修改发布的栏目中的信息
删除信息：删除栏目中的信息。
移动信息：可以把信息移动到想要的信息上去。
信息浏览
用户可以对授权栏目的信息进行浏览。
回收站
可以为栏目信息删除错误时候建立一个回收站。可以恢复删除的信息。

知识库管理系统
   知识库体系的的建立，对于公司的知识资源积累是一项很重要的工作，通过知识库管理系统的建立，可以更合理利用和发挥公司的共资源、更好的提高办公和办事效率。
针对知识库管理系统，是在内网信息发布系统的基础上进行功能的追加改造，使之更加符合和满足知识库管理的需要。
知识库管理模块包括多项内容：
行业管理：组织结构、行政职能、职责范围、服务承诺、工作制度、办事指南、联系方式等。
信息发布：发布港口政策法规、标准、规范、统计信息、港口新闻等，并且提供检索、查询等服务；
知识库管理系统的建立，需进行两个层次的建设，一方面是良好的知识库体系机制的建立，使之能够灵活的满足不断增加的知识库内容的充实，另外一方面，是知识库结构的合理的分门别类的划分内容的积累。
所以一个良好的知识库体系，不仅仅需要应用系统的配合，更需要进行良好的维护和内容的不断充实和完善，以使保持知识库的信息具有广泛的参考性和重要性。
关于知识库体系的建立，首先需从系统构架角度对知识库体系维护机制进行合理的建立，设计良好的增加内容和维护内容和机制，其次需在项目和实施当中，对整个港务局集团内部体系结构作全面的了解和细致地划分，对不同部门的需求作透彻的分析后，整体规划知识库体系的架构，建立可以容纳涉及各个方面的知识库体系树系统，使知识库资源在企业日常工作中成为不可缺少的重要一环。
个人办公部分
个人办公主要包括日程安排、待办事宜、电子邮件、名片夹、资料收藏等功能模块。
日程安排
    对于个人的一些事务，可以建立“约会、纪念日、提示、事件”等四种类型的日程安排，按照单位的组织结构实现日程透明安排、上级领导可以查询下级的日程，也可以给下级安排待办事宜。其中包括多级权限设定、自动提醒、自动写入和冲突检测等功能。根据日程库的系统设置文档，系统将自动设定所有人员创建日程时的默认读者、确定是否允许创建或修改以前的日程、是否允许时间冲突等；用户在这个基础上，可以授权其他人对自己的日程进行读写操作。用户还可以在日程执行前，设定闹钟的定时提醒。某些需要审批的日程一旦通过审批，系统将自动将其写入日程库。系统还具有时间冲突检测功能，一旦存在冲突，则会立即提示用户进行相应的处理。
待办事宜
   “待办工作”显示了当前用户所有收到的并需要处理的工作，员工们可以很方便地查到自己应该处理的工作内容；同时，通过对于“待办工作”中的文件，系统在首页提供及时监控和提醒功能(对话框和声音)，并且对“紧急”的工作提示红五星(*)标志，要求用户及时处理，从而使每天的工作做到日清日毕；“已办工作”显示已经处理完成的工作。除了实现上级领导安排待办事宜以外，流程类功能如：收文系统、发文系统、会议管理等系统产生的用户信息传递都可由“待办事宜”来完成，如信息发布类、流程类信息都将在用户的待办事宜中有所显示。上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以在此完成；工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项。系统还提供授权功能，用户不在岗时，可以指定待办事宜将自动由指定的人员进行办理。此外，该系统还与办公小助手(即：即时通信程序)功能结合在一起，具有自动提醒功能，用户可以实时的从办公助手中得知待办信息。
电子邮件
支持基于LDAP认证邮件服务器的挂接功能，对邮件处理进行一体化整合，实现单点登陆的效果，是邮件处理，纳入到平台统一的体系中。
名片夹
   用于员工对名片的管理和查询。每个员工都拥有一个名片夹，并负责对它进行录入、修改和删除。其内容包括姓名、工作单位、职务、职称、分类、通信地址、家庭地址、办公电话、家庭电话、手机、E-Mail等。
完备的通讯录条目管理，可以按照姓名，公司，电话进行关键词查询；
可以将表单格式（如excel,以逗号分隔的的文本文件等）的通讯录或邮件客户端软件中的通讯录一次性导入到本通讯录中。
可以将本通讯录中的条目一次性全部导出成表单格式（如excel,以逗号分隔的的文本文件等）的通讯录或邮件客户端软件中的通讯录。
私人拥有，他人不能分享；无论何时何地都可以上网随时查询添加修改删除。
与个人电子邮箱发信功能结合。即时消息系统
即时消息系统是在统一消息平台支撑下的一个应用系统，由服务器系统和驻留在客户端的小程序共同组成，能够提供以下功能：
 消息通知：当系统有消息需要发送到客户端的时候，通过此系统进行声音或弹出窗口提示；这些信息可能是日历、待办工作、邮件、通知、工作人员互相发送的即时消息。
 在线状态查询：查看某人是否等录系统；
 即时信息：直接点击某一人或某一组人，发送即时消息；
 应用启动：当收到一条消息的时候，可以直接启动IE，进入相应的界面进行办理工作；
 手机短信：可以把系统信息或用户信息直接发送到用户的手机之上；
 文件传递：两个系统用户之间可以传递文件；
 在线讨论：系统管理员可以建立讨论区，通过即时消息的客户端进行讨论。
 预警、报警：对预定计划或任务，按时进行提示等。
即时消息系统是办公信息网系统中协作功能的重要体现，是对业务系统的重要补充，使用户对系统的关系转变成了用户对用户的关系，从而大大提高了系统的可用性。
文档管理系统
鉴于目前集团公司在文档管理方面有着广泛的应用和大量的需求，涉及到集团公司和下属部门的日常工作，所以文档管理系统的可靠性、稳定性、安全性则显得尤为重要，由于一期开发的文档管理系统是一般性质的文件管理系统，所以，已经不能满足目前的企业需要，为此，二期设计的文档管理服务器系统将在一期上开发出管理更为规范、功能更多，更强大的文件管理服务器系统，包括：
 文档版本管理
 读写权限管理
 访问控制管理
 上传下载管理
 树状结构管理
 创建目录管理
 创建、复制、删除文件管理
 访问日志跟踪管理
在设计中会充分考虑目前青岛港集团的具体情况，如：
 考虑目前服务器在大用户数并发访问等情况下，最佳的分配系统资源占用，
 优化文档的存储方式，以文件的方式在物理介质上存放，便于系统的管理、维护和备份。