工作流管理系统，可以这样理解：首先它是一个管理系统的软件，其次它用于实现工作流。通过工作流管理系统与工作流的比较不难看出：工作流是经营过程的一个计算机实现，而工作流管理系统则是这一实现的软件环境。

    工作流管理联盟（WfMC，Workflow Management Coalition）给出的关于工作流管理系统的定义是：工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。

     看起来工作流管理系统与BOS（Business Operation System，企业业务系统）或ERP（Enterprise Resource Plan，企业资源规划）都很相似，但它们的实质是有很大区别的。工作流管理系统为BOS提供一个软件平台，这就如运行在PC机上的操作系统，因此工作流管理系统比BOS的应用范围更广，环境更复杂。工作流管理系统与ERP的区别在于，ERP侧重于满足企业内部业务操作功能，提高工作效率，而工作流管理系统侧重于企业管理，面向市场和客户，提高对外业务水平。

所有的工作流管理系统都提供了三个功能：

1.  建立阶段的功能：主要考虑工作流过程和相关活动的定义和建模功能。

2.  运行阶段的控制功能：执行工作流过程，并完成每个过程中活动的调控功能。

3.  运行阶段的人机交互功能：实现各种活动执行过程中用户与IT应用工具之间的交互。

需要工作流技术的行业数不胜数，银行、电信、政府……相应需要工作流管理系统实现优化管理的行业也非常宽泛，越渐成熟的工作流管理系统应用于各行各业，将是对社会发展的一大贡献。